「その日報、無理な英語で
書いてもらっていませんか？」
——母国語で書いて、元に戻れるまとめを。

タイの工場で話を聞いていると、よく出てくる話があります。日本人の管理者とタイ人のスタッフが、おたがい無理をして英語で話している。説明するのが大変なので、つい簡単に伝えて済ませてしまう。

日報やトラブル報告も同じです。母国語ではない言葉で書くと、どうしても短くなります。「機械が止まった。直した。」で終わってしまい、何に気づいて、どう直したかが残りません。

書く人の母国語で、詳しく書いてもらえばいい。読むほうは、AIで自分の言葉にして読めます。

ただし、AIがやるのは訳すこと、まとめること、探すことまでです。同じトラブルを繰り返さないための仕組みは、別に作ります。

トラブル報告が上がっても、そこで終わると同じことがまた起きます。対策を、誰が、いつまでにやるか。終わったら、何をしたか。これはAIに任せる仕事ではありません。

うちの製品KOETEでは、こう回しています。

もう一つ大事なのは、書いた人に返事が返ることです。うちが見てきた現場では、管理者が返事をしなくなったところで、現場からの報告も止まりました。報告を続けてもらう一番の方法は、その日のうちに返すことです。

うちは、架空の工場の記録（日報・トラブル報告・改善提案）を使って、月次報告のまとめをAIに書かせる試作を作りました。そこで分かったことを4つ書きます。

まとめは早く読むためのものです。でも、まとめる途中で、意味が少し変わったり、記録に無いことが混ざったりします。まとめだけで判断すると、それに気づけません。

試作では、まとめの1行ずつを、元の記録と照らし合わせます。記録と一致した行、記録には無い判断の行、誤りの行に分けて、付録につけます。

架空の工場の1か月分のまとめで試したとき、41の記述のうち、記録と一致したのが32、記録には無い判断が8、誤りが1つでした。誤りは「判定保留となったロットが2件」という文です。記録を見ると保留は1件で、もう1件は別の内容の報告でした。読みやすいまとめほど、こういう誤りは目に留まりません。

まとめを書いたAIに「合っているか確かめて」と頼むと、自分の間違いを自分で通してしまうことがあります。

試作では、確かめる側にAIを使いません。件数は記録から数え直し、引用は元の文と文字で照らし合わせる。どちらもプログラムでやります。タイ語で書かれたやりとりも、タイ語の元の文のまま照らし合わせます。

トラブル報告を「完了」と「対応中」の2つに分けると、誰も返事をしていない報告が「対応中」に紛れて見えなくなります。月末に一番拾うべきなのは、そこです。

試作では、完了が記録されているもの・着手しているが完了の記録がないもの・誰も返事をしていないものの3つに分けて出します。

もう一つ分かったことがあります。完了したことが、トラブル報告のやりとりではなく、後日の日報に書かれていることがある。ある月は、完了の記録が3件とも後日の日報にありました。トラブル報告だけを見ると、終わった件が全部「対応中」に見えます。

まとめには、記録からは言えない文が入ります。たとえば「流出は発生していません」。起きなかったことは、記録に残りません。「提案は現場から自発的に上がった」も、指示が無かったことは記録に残らないので、記録からは確かめられません。

こういう文は、本社への報告には必要です。消してしまうと報告になりません。だから試作では、消さずに「記録には無い判断」として分けて見せます。そのうえで、原因と対策は現場と管理者が決めます。

始める前に、次の5つに答えてみてください。答えによって、最初にやることが決まります。

いきなり全部の報告を変えなくて大丈夫です。まず報告を1種類だけ、母国語で毎日書いてもらい、管理者がその日のうちに返す。そこから始めます。

母国語の報告、まとめの照らし合わせ、返事のない報告の拾い方。うちは、報告のまとめでつまずくところを先に知っています。

データ診断（30,000 THB・訪問1日）では、伺ってその場で御社の日報や報告の記録を見て、何ができそうか・何が足りないかをレポートでお渡しします。データは持ち帰りません。報告のほかにもAIでやりたいことがあれば、勉強会とワークショップのセットで、どこから始めるかを一緒に決められます。全体像はタイの工場で、AIはどこから使う？にまとめています。一緒に始めましょう。